Partnerstwa międzysamorządowe zostały zawiązane w obszarach funkcjonalnych w celu lepszego planowania rozwoju oraz koordynacji systemów dostarczania wybranych usług publicznych. Niniejsze narzędzie ma być pomocą dla uczestników takich inicjatyw - członków regionalnych i subregionalnych ZIT-ów, uczestników miejskich lub wiejskich obszarów funkcjonalnych, członków stowarzyszeń JST i związków komunalnych - którzy chcieliby ocenić stopień rozwoju i jakość współpracy w swoich partnerstwach.

Metodę samooceny opracowano w ramach projektu pn. „Budowanie kompetencji do współpracy międzysamorządowej i międzysektorowej”, realizowanego przez Związek Miast Polskich, Związek Powiatów Polskich i Związek Gmin Wiejskich RP we współpracy z Ministerstwem Infrastruktury i Rozwoju, ze środków Mechanizmu Finansowego EOG.

Metodologię przygotował zespół autorski: Andrzej Porawski, dr Tomasz Potkański, Krzysztof Jaszczołt, Janusz Szewczuk, Łukasz Dąbrówka, dr hab. Jacek Nowak, dr Grzegorz Kaczmarek, Jarosław Komża, Ewa Kipta, Aldo Vargas-Tetmajer.

Narzędzie jest dostępne dla wszystkich zainteresowanych partnerstw i gwarantuje im poufność danych wprowadzonych w celu wykonania samooceny - podane informacje są dostępne wyłącznie dla przedstawiciela partnerstwa, który założył konto oraz osób, które upoważnił do korzystania z tego konta.

Stopień rozwoju oraz jakość współpracy w partnerstwie są oceniane przy pomocy 10 szczegółowych kryteriów. W każdym kryterium wyznaczono 5 stadiów rozwoju i określono warunki związane z osiągnięciem kolejnych poziomów oceny. W ramach danego kryterium partnerstwo znajduje się na tym stadium rozwoju, dla którego spełnia wszystkie wymagane warunki szczegółowe.

Bezpośrednim celem samooceny jest określenie aktualnego stanu partnerstwa oraz zidentyfikowanie tych elementów sytemu współpracy, które nie funkcjonują w sposób optymalny. Osiągnięcie tego rezultatu nie kończy jednak całego procesu. Przeciwnie. Jeśli chcemy, aby samoocena miała istotne znaczenie praktyczne, to diagnoza powinna być wstępem do określenia, a następnie realizacji, planu działań doskonalących zasady współpracy. Po ich wprowadzeniu i przetestowaniu procedura samooceny powinna być regularnie powtarzana (najlepiej w cyklu rocznym), weryfikując postępy i inspirując partnerów do podejmowania kolejnych działań rozwijających partnerstwo w wymiarze instytucjonalnym.

Pośrednim celem procesu samooceny - ważnym zwłaszcza dla tych partnerstw, które są w początkowej fazie rozwoju - jest wyrównanie wiedzy uczestników na temat różnych aspektów realizowanej przez nich współpracy. Dyskutując na temat poszczególnych elementów systemu, partnerzy mają możliwość przedstawienia swoich oczekiwań, zrozumienia wzajemnych uwarunkowań, a ostatecznie - wypracowania rozwiązań satysfakcjonujących wszystkie zaangażowane strony.

Ocena wykonywana jest w trakcie warsztatu, w którym uczestniczą przedstawiciele wszystkich partnerów.

Zakładamy, że proces samooceny powinien być możliwy do przeprowadzenia podczas 2 godzinnej sesji roboczej. Jeśli jednak partnerzy będą zainteresowani bardziej dogłębnym omówieniem wybranych zagadnień, procedura może być dowolnie wydłużana, dzielona na etapy, realizowana w formie grup roboczych i spotkań plenarnych itp.

Proponujemy, aby decyzja o spełnieniu / nie spełnieniu danego warunku była podejmowana w drodze konsensusu, po wcześniejszym przedstawieniu i przedyskutowaniu znanych i potwierdzonych faktów.

Największą korzyść dla członków partnerstwa przynosi regularne korzystanie z narzędzia samoocena, najlepiej w odstępach rocznych. Dzięki temu w prosty sposób rada partnerstwa (lub odpowiadającego mu nazwą najwyższy organu partnerstwa - zgodnie z formą prawną i zapisami umowy między partnerami, np. walne zgromadzenie członków) może monitorować kierunek rozwoju współpracy oraz zwracać uwagę na kluczowe dla efektywnej i skutecznej współpracy aspekty. W każdym cyklu uczestnicy partnerstwa powinni:

• 1) Wykonać diagnozę systemu współpracy posługując się przedstawioną tu metodologią;
• 2) Uzgodnić plan działań niezbędnych do poprawy stanu w obszarach samooceny, które partnerzy uznali za priorytetowe / ważne;
• 3) Wdrożyć zaplanowane usprawnienia i stosować je jako część systemu zarządzania partnerstwem.

W kolejnych cyklach ta sama sekwencja czynności powinna być powtarzana, przyczyniając się do stopniowego rozwoju mechanizmu współpracy oraz wzmocnienia partnerstwa i budowy zaufania między członkami.

Efektem takiego zintegrowanego podejścia będzie rozwój instytucjonalny partnerstwa, pozwalający na podejmowanie przez samorządy w obszarze funkcjonalnym coraz bardziej ambitnych i zintegrowanych działań dla dobra społeczności lokalnych.

Do skorzystania z samooceny wymagane jest założenie konta przez jednego z członków partnerstwa (rejestracja). Od tego momentu dostęp do konta (i wyników analizy) będzie miała tylko osoba administrująca kontem w imieniu partnerstwa. Administrator może przekazać pozostałym partnerom hasło pozwalające zalogować się na konto partnerstwa.

• 1. Przedstawiciel partnerstwa (np. lider) zakłada konto (wykorzystując adres email) i rejestruje nazwę pod którą jest ono zarejestrowane (nazwa może być dowolna.
• 2. Założone konto jest kontem administracyjnym dla partnerstwa (głównym). Z tego konta można dodawać kolejnych użytkowników systemu – członków partnerstwa.
• 3. Nie ma ograniczeń ilościowych dla dodatkowych użytkowników. Konta użytkowników pozawalają wypełniać arkusz podglądać wyniki samooceny oraz je komentować.